Allgemeine Geschäftsbedingungen für Multimedia-Entwicklung
Stand: 6. Oktober 2014
1. Zweck und Gegenstand
Diese Geschäftsbedingungen sind Grundlage für jeden mündlich oder schriftlich geschlossenen Werkvertrag (nachfolgend Vertrag genannt) zwischen einem Auftraggeber (nachfolgend Kunde genannt) und der cepharum GmbH (nachfolgend cepharum genannt) zur Erstellung eines neuen oder zur Anpassung eines bestehenden Multimedia-Werks (nachfolgend Werk genannt) sowie zur möglichen kontinuierlichen Funktions- und Datenpflege und Weiterentwicklung des Werks.
Multimedia bezeichnet Informationen, welche in einer oder mehreren verschiedenen medialen Formen repräsentiert werden. Dies schließt Software im Sinne von Computerprogrammen ein, welche zur Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe von Informationen vorgesehen sind.
2. Vorrang des Vertrags
Ein zwischen cepharum und einem Kunden geschlossener Vertrag kann schriftlich von diesen Geschäftsbedingungen abweichende und vorrangig gültige Vereinbarungen treffen. Der Vorrang solcher Abweichungen kann weder implizit noch explizit durch nachträgliche Änderungen dieser Geschäftsbedingungen zum Nachteil des Kunden widerrufen oder eingeschränkt werden.
3. Art und Umfang der Leistungen
Die vereinbarten Leistungen im Rahmen der Erstellung und Anpassung (letztere nachfolgend im Begriff der Erstellung einer durch Anpassung zu erstellenden Überarbeitung des Werks enthalten) eines Werks können sowohl einzelne, als auch mehrere oder alle der nachfolgend exemplarisch beschriebenen Arbeiten beinhalten. cepharum kann dabei sowohl die Erstellung des Werks direkt verantworten oder aber diese in der Verantwortung Dritter im Auftrag des Kunden betreuen.
3.1. Bedarfsanalyse
In Abstimmung mit dem Kunden sowie durch Marktanalysen wird der Bedarf des Kunden an einem Werk und die zur Nutzung des Werks vorhandene Zielgruppe bestimmt.
3.2. Konzeption und Entwurf
Im Dialog mit dem Kunden wird ein detaillierter Katalog aller Anforderungen an das zu erstellende Werk (Lastenheft) erarbeitet. Die zur Erstellung des Werks direkt erforderlichen Arbeitsschritte werden bei Umsetzung durch cepharum von dieser strukturell geplant und inhaltlich und organisatorisch in einer schriftlichen Darstellung aufbereitet (Pflichtenheft).
3.3. Umsetzung (Implementation)
Die Implementation umfasst die eigentliche Erstellung des im Lastenheft geforderten und im Pflichtenheft beschriebenen Werks und endet mit dessen Abnahme durch den Kunden.
3.4. Qualitätssicherung (Testing)
Die Qualität eines Werks wird durch manuelle oder automatische Tests, die auf die Eigenschaften des Werks gezielt abgestimmt werden, analysiert und bewertet. Technische Einrichtungen zur qualitätsorientierten Pflege eines Werks werden zur gemeinsamen Nutzung bereitgestellt.
3.5. Dokumentation
Die Erstellung von Software oder vergleichbarer funktional angereicherter multimedialer Inhalte wird technisch dokumentiert. Die Anwendung des Werks wird in Form eines Benutzerhandbuchs beschrieben.
3.6. Schulung
Die persönliche Präsentation und eine Einweisung in die korrekte Anwendung des erstellten Werks erfolgt auf Wunsch als individuelle Schulungen oder in kleineren Gruppen.
3.7. Technische Pflege
Je nach Form und Zwecksetzung eines Werks ist dessen kontinuierliche Betreuung geboten. Diese beinhaltet die Überwachung der Verfügbarkeit des Werks durch die Zielgruppe, den Erhalt seiner Funktionsfähigkeit in sich verändernden Betriebsumgebungen (bspw. bei Wechsel der Hardware oder Upgrade des Betriebssystems) sowie die Übernahme administrativer Aufgaben wie der regelmäßigen Sicherung von Nutzdaten.
4. Lasten- & Pflichtenheft
Die Erstellung eines Werks erfolgt auf Grundlage eines vom Kunden bereitzustellenden Lastenhefts und des zugehörigen Pflichtenhefts von cepharum. Beide sind formlose, grundlegende Bestandteile des Vertrags. Der Sollzustand des Werks, der zum Abschluss des Vertrags erreicht werden muss („Abnahmereife“), ergibt sich unmittelbar aus dem Pflichtenheft, welches auf dem Lastenheft des Kunden basiert.
Änderungen am Lastenheft, welche vom Kunden nach Annahme eines Vertrags durch cepharum vorgenommen werden, können nur durch eine anschließende Zusatzvereinbarung mit cepharum in den ursprünglichen Vertrag rechtlich verbindlich aufgenommen werden („change request“). Dies bedeutet auch, dass cepharum nur auf Grundlage einer solchen Zusatzvereinbarung Abweichungen des erstellten Werks vom geänderten Anforderungskatalog als Fehler nachzubessern verpflichtet ist (siehe auch Nachbesserungspflicht).
5. Vertragsangebot
Der Abschluss eines Vertrags kann nur durch ein schriftlich von cepharum dem Kunden unterbreitetes Angebot herbeigeführt werden. Dieses Angebot muss als solches deutlich erkennbar sein und dazu folgende Informationen beinhalten:
- das Pflichtenheft oder eine vergleichbare Aufstellung der von cepharum zur Erstellung des Werks direkt oder nur betreuend geplanten Aufwendungen,
- eine Schätzung der auf Seiten des Kunden zu erwartenden Vergütungskosten in Form von geplantem Aufwand in angemessenen Grundeinheiten, vorzugsweise Personenstunden bei Arbeitsleistungen, und den Kosten je Grundeinheit – die jeweiligen Angaben erfolgen gemittelt oder nach Aufwandsarten verteilt – und
- eine erste Schätzung für den geplanten Zeitpunkt einer Abnahmereife des Werks.
Der Kunde erkennt mit Vertragsschluss an, dass alle genannten Aufwendungen Schätzungen auf Grundlage einer Planung zum Zeitpunkt der Angebotserstellung sind. cepharum verpflichtet sich zur unmittelbaren Information des Kunden, wenn erkennbar ist, dass die tatsächlich zu vergütenden Aufwendungen die Schätzungen des Angebots um mindestens 10% übersteigen werden.
6. Vertragsschluss
Der Vertrag zur Erstellung eines Werks kommt durch formlose schriftliche Auftragserteilung auf Grundlage des Angebots von cepharum durch den Kunden und die anschließende schriftliche Bestätigung des Auftrags oder eine erste Erfüllungshandlung durch cepharum zustande.
7. Geringfügige Arbeiten
Auf Erstellung eines Lasten- und/oder Pflichtenhefts kann verzichtet werden, wenn absehbar ist, dass die Erstellung des Werks nur geringfügige Aufwendungen erfordert. Dieser Verzicht und implizit die Bewertung der erforderlichen Aufwendungen als geringfügig müssen einvernehmlich durch beide Parteien erfolgen.
Auf Seiten von cepharum erfolgt der Verzicht auf ein Lastenheft entweder durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Kunden oder durch Unterbreitung eines schriftlichen Angebots zur Erstellung des Werks ohne Einforderung eines Lastenhefts.
Kundenseitig erfolgt der Verzicht auf ein Lasten- und/oder Pflichtenheft durch schriftliche Erklärung gegenüber cepharum oder durch Auftragserteilung auf Grundlage eines schriftlichen Angebots von cepharum ohne Bezug auf ein Lasten- und/oder Pflichtenheft.
An Stelle eines Lasten- und/oder Pflichtenhefts treten in diesem Fall alle schriftlichen Kommunikationsprotokolle (E-Mails, Briefe, Gesprächsprotokolle), welche unmittelbar auf die Form, Gestaltung, Zwecksetzung usw. des zu erstellenden Werks bezogen und innerhalb der letzten zwei Monate vor Vertragsschluss zwischen dem Kunden und cepharum ausgetauscht und durch Ausbleiben eines zeitnahen inhaltlichen Widerspruchs der jeweiligen Empfängerseite anerkannt wurden. Jede derartige Kommunikation nach Vertragsschluss kann nur noch als Änderung der ursprünglichen Anforderungen an das Werk verbunden mit möglicherweise ändernden Auswirkungen auf zuvor kommunizierte Aufwandsschätzungen gelten.
8. Zwischen- und Teilergebnisse
Ein Zwischen- bzw. Teilergebnis bezeichnet einen Grad der Umsetzung des Werks vor dessen Erreichen seiner Abnahmereife.
cepharum kann die umfangreichere Erstellung eines Werks in Etappen aufteilen und mit Abschluss jeder Etappe dem Kunden ein Zwischenergebnis des zu erstellenden Werks ausliefern. Zur Nutzung solcher Zwischenlieferungen gewährt cepharum dem Kunden die gleichen Rechte wie für das gesamte zu erstellende Werk. Der Kunde verpflichtet sich, vereinbarte Zwischenlieferungen in einer geschützten, dem Produktivumfeld ausreichend ähnlichen Testumgebung zu überprüfen und cepharum über beobachtete erhebliche Fehler umgehend zu informieren.
Der Kunde kann von cepharum Zwischenlieferungen einfordern, wenn dies aufgrund des Umfangs der Arbeiten sinnvoll und technisch machbar ist.
Alle Kosten der mit der Lieferung eines Zwischen- oder Teilergebnisses direkt verbundenen Aufwendungen trägt der Kunde in voller Höhe.
9. Abnahme des Werks
cepharum erklärt gegenüber dem Kunden mit Fertigstellung aller geplanten Arbeiten zur Erstellung des Werks dessen Abnahmereife. Der Kunde verpflichtet sich zur zeitnahen Überprüfung und zur Erteilung der Abnahme des Werks, wenn dessen bestimmungsgemäße Nutzbarkeit grundlegend gegeben ist.
Der Kunde hat das Recht, der erklärten Abnahmereife des Werks zu widersprechen, wenn er Abweichungen des Werks vom vereinbarten Sollzustand aufzeigen kann, die die bestimmungsgemäße Nutzung in erheblichem Maße verhindern. Dieser Widerspruch muss zeitnah und in Schriftform gegenüber cepharum erfolgen. Im Fall eines wirksamen Widerspruchs muss der Kunde cepharum die Möglichkeit zur Korrektur und erneuten Erklärung der Abnahmereife geben.
10. Vergütung
Die Erstellung des Werks wird basierend auf den tatsächlichen, von cepharum oder Subunternehmern eingebrachten Aufwendungen vom Kunden vergütet. Pauschale Vergütungen für Aufwendungen von cepharum zur Erstellung des Werks sind ausgeschlossen. Alle vor Vertragsschluss genannten Vergütungen basieren auf geschätzten Aufwendungen, die selbst nur auf Erfahrungswerten aus der Erstellung ähnlicher Werke basieren.
Der Kunde ist erst mit Vertragsschluss zur Vergütung von Aufwendungen von cepharum oder eines Subunternehmers verpflichtet.
Die Vergütung wird nach Abnahme des Werks mit Ausstellung einer Endabrechnung fällig. Bei Verträgen, bei denen aufgrund des angebotenen Umsetzungsplans zwischen Vertragsschluss und Abnahme des fertigen Werks durch den Kunden mindestens drei Monate liegen, erfolgen mindestens quartalsweise, höchstens monatlich Zwischenabrechnungen. Sofern der Umsetzungsplan in zeitlich entsprechend umfangreiche Etappen unterteilt ist, erfolgen Zwischenabrechnungen mit Abschluss jeder Etappe.
11. Nacherfüllung
cepharum verpflichtet sich zur unentgeltlichen Nacherfüllung bei Abweichungen des Weks vom in Lasten- bzw. Pflichtenheft definierten Sollzustand (bug fixing). Diese Pflicht beginnt am Tag der Abnahme des Werks und besteht für 24 Kalendermonate.
Von der Nachbesserungspflicht ausgeschlossen sind
- Änderungen am Anforderungskatalog, sofern sie nach Vertragsschluss ohne gesonderte Vereinbarung einseitig vom Kunden vorgenommen wurden,
- Anforderungen, die in einer von mehreren möglichen Lesarten gegeben sind. Hierbei gilt, dass durch Erfüllen einer unstrittig möglichen Lesart einer Anforderung diese ungeachtet aller anderen möglichen Lesarten dieser Anforderung erfüllt wurde.
12. Lizenzierung
cepharum räumt dem Kunden für das erstellte Werk ein zeitlich und räumlich uneingeschränktes, nicht ausschließliches und nicht veräußerbares Nutzungsrecht ein. Die gewährte Nutzung des Werks beinhaltet dabei den bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Werks, nicht aber nachträgliche Modifikationen am Werk durch den Kunden oder Dritte.
Der Kunde erhält alle zur gewährten Nutzung des Werks erforderlichen Bestandteile desselbigen. cepharum ist nicht grundlegend zur Herausgabe von Quelltexten, Projekt- oder Arbeitsdaten jedweder Art und von nicht eingeforderten Zwischenergebnissen verpflichtet. cepharum behält sich das Recht vor, das erstellte Werk oder nur Bestandteile davon zur Erstellung anderer Werke im Auftrag des gleichen oder anderer Kunden zu nutzen. Dies gilt nicht für Anteile Dritter an einem anzupassenden Werk, die vor Vertragsschluss bestanden.
12.1. Open Source
cepharum setzt nach eigenem Ermessen zur Erstellung eines Werks frei, offen und kostenlos verfügbare Software („Open Source Software“) ein. Die Vorgaben zur Lizenzierung dieser Bestandteile und davon abhängiger Bestandteile des Werks haben stets Vorrang vor den Lizenzierungsbestimmungen dieser Geschäftsbedingungen.
Der Kunde kann nur durch eindeutige schriftliche Erklärung im Lastenheft den Verzicht auf Open Source Software als Bestandteil des zu erstellenden Werks verlangen. Der Verzicht ist für cepharum bindend, sobald das Lastenheft in der jeweiligen Form als Vertragsbestandteil von cepharum angenommen wurde.
13. Rücktritt vom Vertrag, Widerruf
cepharum entwickelt auf Grundlage dieser Geschäftsbedingungen individuelle, auf Wünsche des Kunden zugeschnittene Werke. Durch den Vertragsschluss verpflichtet sich der Kunde zur Abnahme des Werks. Ein Widerruf ist ausgeschlossen.
Der Kunde kann jederzeit ohne Angabe von Gründen vom Vertrag zurücktreten. Er kann seinen Rücktritt nur schriftlich und nur gegenüber cepharum erklären. Im Fall eines wirksamen Rücktritts trägt der Kunde alle Kosten für Aufwendungen und andere Leistungen, die der Sache nach nicht zurückgewährt werden können und die cepharum in Verbindung mit der Erfüllung des Vertrags bis zum Rücktritt erbracht hat oder aufgrund von unmittelbar in Verbindung mit der Erfüllung des Vertrags stehenden Verbindlichkeiten gegenüber Dritten bei nächstmöglicher Aufhebung wegen den Zeitpunkt des Rücktritts überdauernder Laufzeiten noch zu erfüllen verpflichtet ist.
cepharum liefert im Fall eines Rücktritts ein Teilergebnis des bis dahin erreichten Grads der Umsetzung des Werks. Alle Kosten für hierfür anfallende Aufwendungen seitens cepharum zur Lieferung des Teilergebnisses trägt der Kunde.
14. Eigentumsvorbehalt
Das erstellte Werk oder ein bei Rücktritt des Kunden geliefertes Teilergebnis bleibt bis zur vollständigen Bezahlung durch den Kunden Eigentum von cepharum. cepharum behält sich das Recht vor, bereits gewährte Nutzungsrechte bis zur vollständigen Bezahlung ganz oder teilweise wieder zu entziehen.
15. Datenschutz
cepharum verpflichtet sich zum sorgsamen Umgang mit vertraulichen Daten, welche der Kunde im Zuge der Vertragsanbahnung und während der Vertragslaufzeit im Zusammenhang mit der Erstellung des Werks cepharum zur Verfügung stellt. cepharum speichert alle zur Verfügung gestellten Daten nur soweit erforderlich und nur zu internen Zwecken, veräußert diese nicht an Dritte und verpflichtet sich zum Schutz der Daten vor unberechtigten Zugriffen Dritter unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz.
cepharum garantiert, dass zwischengelieferte Versionen des Werks und das final ausgelieferte Werk frei von bis dahin bekannter Schadsoftware (Viren, Würmer, Trojaner o.ä.) ist und auch keine Funktionen integriert wurden, die gezielt cepharum oder Dritten ohne Kenntnis des Kunden erlauben, nach Übergabe des Werks an den Kunden dieses zu steuern oder zu manipulieren.
16. Haftung
cepharum haftet nur für Schäden, die dem Kunden durch bestimmungsgemäße und sachgerechte Nutzung des erstellten Werks entstehen. cepharum haftet nicht für Schäden jedweder Art, die im Zuge von Zwischenlieferungen des zu erstellenden Werks entstehen. cepharum haftet ferner nicht für Schäden, die vor der vollständigen Bezahlung des Werks dem Kunden entstehen.
cepharum verpflichtet sich, sich gegen berechtigte Ansprüche des Kunden auf Haftung und Schadensersatz in ausreichender Höhe zu versichern und eine bestehende Versicherung auf Anfrage dem Kunden zu belegen.
17. Gerichtsstand und anwendbares Recht
Der Gerichtsstand für alle auf diesen Geschäftsbedingungen basierenden Verträge und Streitigkeiten aus diesen ist Berlin. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).